Sigortalının hasarı öğrendiği tarihten itibaren 5 iş günü içerisinde şirkete bildirimde bulunması gerekir. Sigorta şirketi hasar ihbarını takiben, hasar tespiti amacı ile eksper tayin eder. Eksperin düzenlediği rapor ile sigorta türüne göre gereken diğer belgeler sigorta şirketine ulaştırıldığında tazminat ödenmesi için gereken dosya tamamlanır. Tazminatın en kısa zamanda ödenebilmesi için, ilgili belgelerin süratli ve eksiksiz olarak gönderilmesi ve dosyanın tamamlanmasını teminen aşağıdaki konulara özen gösterilmesi gerekmektedir:

1.     Poliçe ve zeyilname numaraları, poliçe vadesi, hasarın yeri ve tahmini hasar miktarı öğrenilerek derhal (telefon, faks, teleks ile) sigorta şirketine haber verilmelidir.
2.     Sigortalıların hasarlı malları olduğu gibi bırakmamaları, hasarı azaltıcı çalışmalar yapmaları, nakliyat hasarlarında emtianın müşteriye ait bir depoya çektirilmesi, kasko hasarlarında aracın bir tamirhaneye ( Anlaşmalı Tamirhane Sistemi'ne dahil bir servis de olabilir.) çekilmesi sağlanmalıdır.
3.     Bütün hasarlarda mutlaka bir resmi zabıt ( trafik kaza raporu, karakol müracaat ve görgü tutanağı gibi ) tutturulması ve mümkünse fotoğraf çekilmesi sağlanmalıdır. Zaptın mutlaka mühürlü ve imzaların tasdikli olması gerekir. Ayrıca sigortacının rücu hakkının kullanılmasına yarayacak tüm bilgi ve belgelerin de gerekli diğer tüm evraklar ile birlikte şirkete intikal ettirilmesi sağlanmalıdır.
4.     Müşterinin aynı riziko için başka sigorta şirketleri ile akdettiği poliçeler varsa bunları bildirmesi ve ibraz etmesi sağlanmalıdır.    • Hasarı tespit için gelecek ekspere ve Milli Reasürans yetkilisine her türlü kolaylık gösterilmelidir. Hasar belirlenmesinin her safhasında Hasar Müdürlüğü'ne yardımcı olunmalı, buradan alınan talimatlara kesinlikle uyulmalıdır.
5.     Müşterinin tahmini hasar miktarını ve bu konudaki taleplerini detaylı bir talepname hazırlayarak, gerekli evraklarla birlikte sigorta şirketine göndermesi sağlanmalıdır.
6.     Hasarın tespitinden sonra eksik sigorta, amortisman, sovtaj sebepleri ile yapılacak indirimler eksperden öğrenilmeli ve sigortalıya gerekli açıklama yapılarak, mutabakat sağlanması için yardımcı olunmalıdır.
7.     Hasar meydana geldiği tarihte, ilgili poliçenin prim ödemelerinin yapılmış olması gerekmektedir. Aksi takdirde hasar ödemesi yapılamaz.

HASAR ANINDA ŞİRKETE İLETİLECEK BİLGİLER :

•     Poliçe ve zeyilname numaraları,
•     Sigortalı isim ve/veya unvanı,
•     Sigortanın başlangıç - bitim tarihleri,
•     Sigorta bedeli,
•     Hasar tarihi,
•     Hasar yeri,
•     Hasarın mahiyeti,
•     Tahmini hasar miktarı,
•     Ekspertiz yapılacak mahal.